Hallo, mein Name ist Patrick Henze und
hier bei der SALT Solutions AG
bin ich im Team für die Industrien Chemie und Pharma. Mitgebracht habe ich
heute eine interessante Fragestellung,
die mir gerade viel begegnet im
Markt: Business Process Management - BPM. Wie grenzt sich das eigentlich ab zu den
anderen Begriffen, die gerade viel
erwähnt werden,
wie PM, Process Mining, TM, Task Mining und RPA, Robotic Process Automation?
Was ist das eigentlich, was hat es miteinander zu tun? Wie hilft es sich
gegenseitig? Das möchte ich heute mal im Detail an diesem Schaubild erläutern.
Mitgebracht habe ich einen Beispielprozess - kein offizieller End-to-End-Prozess -
deswegen einfach nur ein simples
Beispiel, um hier den Prozess einmal
aufzuzeigen. Wir haben einen Auftrag oder mehrere
Aufträge, die angelegt werden. Diese
werden zusammengefasst in Planungen, in
einem Planungslauf, um am Ende die
Produktion auszuführen an allen oder
verschiedenen Standorten. Das ist ein ganz generisches Beispiel:
Was macht das klassische Business
Process Management an dieser Stelle? Es
definiert erstmal den Soll-Prozess. Es
dokumentiert den Prozess, damit wir ihn im
Handbuch stehen haben. Für Anforderungen
aus der ISO-Norm oder aus anderen
gesetzlichen Anforderungen habe ich
einfach das Bedürfnis, dies zu tun und
kann dann anfangen, mit Beobachtungen und
Fragestellungen kontinuierlich zu versuchen,
diesen Prozess noch besser, noch
schneller hinzubekommen. Eine konkrete
Fragestellung könnte sein: In einem von
drei Werken dauert der Teil des
Prozesses von Planung zur Produktion
immer einen Tag länger im Schnitt. Hier
könnte man nun versuchen, mit Fragerunden, mit
Workshops herauszufinden: Warum ist das
hier anders als woanders? Arbeiten die
anders? Sind die Gegebenheiten einfach
andere, sodass der Soll-Prozess hier einfach nicht passt? Muss ich mit einer Prozess-Variante
arbeiten, um dann einfach ein anderes
Soll zu akzeptieren oder kann ich etwas
abstellen, um das Ist zu verbessern?
Das sind so die Fragestellungen, die uns
im BPM herumtreiben. Wir haben tolle
Modellierungs-Tools, die vieles auch
schon können, sich auch weiterentwickeln,
immer mehr in diese anderen Bereiche
eintauchen. Aber was sind die eigentlich und was
bringen die uns? Angefangen mit der
Fragestellung des Process Mining - was ist
das konkret? Hier fangen wir an, bei dem
Ende des Prozesses zu starten und uns
rückwärts in kleinen Schritten zu bewegen. Wo kommen die Information her, wo wurden sie
übergeben, wie lange liegen sie irgendwo,
wer arbeitet hier mit wem zusammen?
Dadurch bekomme ich zum einen eine reine Ist-Daten-Darstellung: Alle nur mit echten
Systemdaten durch sogenannte Event-Logs, die in einem ERP passieren, werden genau
diese Daten-Übergaben dokumentiert und
ich kann wie ein Pfadfinder rückwärts
durchs System laufen und die Maximalausprägung des Prozesses wiederfinden.
Maximalausprägung deswegen, weil
natürlich nicht alle Prozesse stringent
durchlaufen, wie das mal der Plan war. Manche laufen zum Beispiel durch
sogenannte Korrekturbuchungen. Das ist dann ganz spannend, wenn ich
feststelle, die Hälfte aller Planungsläufe laufen in Korrekturbuchungen, die
anderen nicht, dann habe ich hier einen
Sachverhalt gefunden, der es wert ist,
weiter mit Fragen zu kommen: Wie ist das
denn passiert? Kann man das abstellen?
Möchte man das? Also der klassische
Unterschied hier schon mal: Das Process
Mining kann ich auch ohne konkrete
Fragestellung starten. Weil mit den
Ergebnissen, die ich bekomme,
die spannenden Fragen eigentlich erst
kommen. Und - ganz spannend - was ist denn eigentlich, wenn zwischen Auftrag und
Planung die geplante Soll-Kante gar
nicht existiert? Was, wenn in meinem ERP
die Korrekturen der Aufträge eigentlich
der offizielle Startpunkt sind, weil
davor das System gar keine Informationen findet, die es rückverfolgen kann?
Hier haben wir eine klassische Schatten-IT gefunden. Wir haben festgestellt, es gibt
Systeme, die hier vorgelagert sind, in
denen Informationen passieren. Das kann
auch in der Mitte des Prozesses irgendwo sein, des Beispiels halber jetzt hier vorne.
Und die Fragestellung ist: Wie finde ich das raus? Was für Systeme werden benutzt?
Was für Tätigkeiten werden eigentlich
noch alle getan von den Mitarbeitern, die
das System selber gar nicht über sich weiß? Dafür gibt es dann die Idee des
Task Minings. Hier gucke ich dem Mitarbeiter auf den Desktop, auch systemunterstützt, und
versuche herauszufinden, welche
Tätigkeiten folgen welchen? Und kann
feststellen in diesem klassischen
Beispiel: Aufträge, die zwar erfasst
werden, gehen nicht weiter im ERP, sondern landen dann per Shortcut im CRM. Das ERP
findet hier keine Informationen, weil das alles im CRM passiert.
Dann werden die ganzen Informationen
noch mal in einer Excel konsolidiert und
diese Excel wird von einem Mitarbeiter, der das regelmäßig tut, in einem Turnus,
in diese Korrekturbuchung geworfen. Und
hier startet aus ERP-Sicht dann der
tatsächliche Prozess. Also alles was
vorgelagert ist, finde ich jetzt raus und
kann auch hier den Prozess ganz granular
beschreiben.
Ein anderes Beispiel: Was wir oft erleben,
dass bei der Lieferantensuche in einer
Einkaufsabteilung Lieferanten einfach
gegoogelt werden. In klassischen BPM-
Workshops wird gar nicht groß erwähnt:
"Ich google dann mal ein bisschen", weil
das ein so trivialer Schritt zu sein
scheint, der gar nicht wert ist, zu
dokumentieren. Ist er am Ende aber doch, 
denn das spannende ist - dieses Task Mining,
das systemübergreifend ist, die
Schatten-IT aufdeckt und die maximale
Prozess-Landkarte aufdeckt - gibt uns die
Möglichkeit, mit sogenannten Software-Robotern,
der RPA, diese Schnittstellen zu automatisieren.
Was sind Software-Roboter? Das sind
kleine Roboter, die das Verhalten von
Menschen imitieren, streng nach der
Dokumentation, die wir im Task Mining
oder Process Mining aufgedeckt haben - 
spannenderweise systemübergreifend. Der
Roboter übernimmt hier einfach den Maus-Cursor des Menschen, übernimmt die
Tastatur und tut das, was ihm einst
gesagt wurde. Auch der kann natürlich mit
verschiedenen Varianten arbeiten und so
diesen gesamten Schatten-IT-Prozess, den wir jüngst
aufgedeckt haben, direkt wegautomatisieren - ohne, dass wir
Schnittstellen programmieren müssen,
Wartungsaufwände haben oder sonstige
Integrationsaufwände haben. Die IT-Landschaft bleibt wie sie ist. Das freut
natürlich die IT. Der Process Manager
freut sich auch, weil sein
gesamter Prozess jetzt maximal transparent ist und deutlich beschleunigt wurde.
Diese Software-Roboter arbeiten so
schnell wie die Hardware des Laptops
hergibt. Also die Tastatur, der Tastatur-Puffer, die Anschläge, die ich tippen kann
auf einem Laptop, sind hier wirklich das
Limit, wie schnell Informationen eingegeben
werden können. Das ist wahnsinnig schnell und ich kann so viele Roboter parallel
in Serie schalten, wie der Prozessor das hergibt. Ich erreiche
hier also in eine enorme Beschleunigung,
eine viel stärkere Unanfälligkeit für
Fehler, weil die Roboter einfach stumpf
tun, was ihnen gesagt wird, und so habe ich
dann einen Prozess, den ich auch außerhalb des führenden ERPs noch gut automatisieren kann.
Innerhalb des ERPs habe ich ja oft selber 
Bordmittel, die viel automatisieren
können. Da ist der Roboter vielleicht weniger
spannend, das muss man sich dann im
Detail angucken. Was ich jetzt noch
erwähnenswert finde, sind unsere Freunde von den MotionMiners. Die tun hier auch
nochmal einen Shopfloor oder ein Lager
darstellen.
In einem Internet of Things sind die
ganzen Maschinen gespiegelt, noch mal als
Digital Twin, und hier durch Beacons,
Sensoren und ähnliches heben wir den
Menschen auch in dieses IoT-Cloud-Verhältnis mit hinein, damit dieses System den Faktor
Mensch einfach auch richtig
berücksichtigen kann. Also noch mal eine
ganz andere Betrachtung, nämlich eine
Shopfloor-Betrachtung oder eine Lager-
Betrachtung der realen Sachverhalte, wenn wir hier in einer klassischen Prozess-Darstellung sind.
Das war es von mir. Wenn Sie
Rückfragen dazu haben oder noch weiter
darüber reden möchten,
melden Sie sich gerne bei mir, ich würde mich sehr freuen.
Ich bin Patrick Henze.
Vielen Dank, dass Sie zugehört haben!
